Consejos para gestionar bien nuestro correo electrónico

Uno de los aspectos de los que nos ocupamos en Bitelia es la productividad puesto que la tecnología nos puede facilitar las cosas y contribuir a aumentar nuestro rendimiento en el trabajo o a la hora de abordar otro tipo de tareas de carácter personal (aunque si no la gestionamos adecuadamente también nos puede conducir al “lado oscuro” de la procrastinación). El correo electrónico, por ejemplo, es una de las herramientas más utilizadas para comunicarnos tanto a nivel personal como a nivel profesional y a pesar de su uso y su antigüedad sigue siendo una fuente de problemas para muchos usuarios que ven que sus bandejas de entrada no dejan de crecer y crecer hasta el punto de llevarles al colapso (porque lleguen al límite de capacidad de su cuenta) o la frustración por la cantidad de trabajo que creen que tienen acumulado.

Buzones de correo

El correo electrónico es, a la vez, aliado y enemigo de los profesionales y requiere una buena gestión si no queremos enfadar a proveedores, clientes y compañeros porque no respondamos sus mensajes o tardemos mucho en hacerlo o, por ejemplo, que enfademos a proveedores, clientes y compañeros porque dediquemos demasiado tiempo mirar los mensajes y descuidemos nuestro propio trabajo (documentos que tengamos que redactar, software a desarrollar y un largo etcétera de opciones posibles).

Reconozco que he pasado por momentos en los que la bandeja de entrada daba miedo (por el número de mensajes por leer) e, incluso, he llegado al límite de capacidad de almacenamiento de mi cuenta de correo del trabajo por no gestionar adecuadamente los mensajes que me iban llegando a pesar de leer muchos de ellos. Lidiar con el temido inbox forma parte de nuestro día a día y, con la idea de ganar esta batalla y ganar en agilidad a la hora de gestionar los mensajes y, por tanto, revertir estas ganancias en nuestro propio trabajo, vamos a dedicar unos minutos a ver algunas ideas o consejos que podríamos a aplicar a la gestión de nuestro correo electrónico para gestionarlo de manera algo más eficiente.

El correo electrónico no es tu dueño

La semana pasada, cuando hablamos de productividad en el trabajo lo decíamos claramente: “No seas un esclavo del correo electrónico”, una máxima que deberíamos tener clara.

Salvo que nuestro trabajo sea esperar que lleguen mensajes (pensemos en un servicio de atención al cliente), revisar el correo electrónico es una tarea que debemos planificar dentro de nuestro esquema de tareas diarias. Dicho de otra forma, dentro del planning de tareas a abordar en nuestro día a día, debemos reservar franjas horarias (por ejemplo entre tareas) a revisar el correo, responder mensajes (que se puedan responder rápidamente) o a anotar nuevas tareas derivadas de los mensajes que recibimos y no estar constantemente revisando si tenemos nuevos mensajes.

Fuera de estas franjas reservadas, deberíamos obviar la bandeja de entrada e ignorar (o desactivar) las notificaciones de nuevos mensajes enviados. Si alguien requiere algo con urgencia vendrá a nuestra mesa, nos llamará por teléfono, contactará a través de Gtalk o nos enviará un mensaje a través de WhatsApp (por citar algunos ejemplos).

Optimiza tus suscripciones

Con el paso de los años, nuestra dirección de correo electrónico forma parte del registro de usuarios de múltiples servicios y empresas que nos envían sus ofertas, sus newsletters, sus notificaciones de alertas o una felicitación navideña o por nuestro cumpleaños.

Si nuestra primera acción tras ver alguno de estos mensajes es pulsar sobre el botón “suprimir” sin tan siquiera leer el contenido del mensaje, quizás ese newsletter ha dejado de interesarnos y sea momento de proceder a solicitar la baja; si por el contrario los vamos acumulando para “leer más tarde”, puede ser interesante almacenarlos todos en una carpeta dedicada “Por leer” o “Más tarde” o “Suscripciones” en la que ir acumulando este trabajo que no es vital ni prioritario.

¿Tiene sentido leer los correos acumulados en vacaciones?

Todo el mundo que se ausenta unos días de la oficina, por ejemplo, por vacaciones teme el momento de la vuelta porque se puede pasar perfectamente una jornada completa leyendo los mensajes acumulados. Es una imagen que veo cada mes de septiembre cuando mis compañeros vuelven tras sus vacaciones de verano y no es raro escuchar “me quedan aún XXXX mensajes por leer”.

Leer los mensajes que nos han llegado en nuestras vacaciones puede estar bien para tener un contexto de lo que ha pasado en nuestra ausencia, en qué estado están los proyectos o qué cosas debemos hacer pero, teniendo en cuenta estos factores, quizás la lectura debería ser selectiva y no secuencial; es decir, deberíamos leer los mensajes relacionados con un proyecto o asunto concreto de mayor a menor prioridad. Este tipo de lectura es algo que podemos hacer con la vista de conversaciones de Gmail o Google Apps o, incluso, también con Thunderbird.

Aún así, entre todos estos mensajes es posible que encontremos algún correo de alguien que nos pide “con urgencia” que le enviemos un documento o que requiere que le expliquemos algo. Si nos hemos ido dejando programado un “mensaje automático de respuesta”, quizás no tenga mucho sentido que 15 días después de recibir el mensaje contestemos con el dato que nos pedían y, seguramente, la persona que nos lo requirió se lo haya pedido a otra persona o hay buscado una fuente; es decir, no todos los mensajes que tengamos acumulados tienen que convertirse en tareas porque éstas puede que hayan caducado (nos trae más cuenta llamar o preguntar antes que ponernos a trabajar en balde).

Hay veces que tras pasar una jornada entera leyendo mensajes, la sensación final es que, quizás, debimos borrarlos todos porque no nos aportaron nada nuevo o las tareas estaban ya vencidas; de ahí la importancia en hacer una lectura selectiva y recuperar el ritmo de trabajo lo antes posible.

Clasifica los mensajes

No es descabellado mantener dentro de la bandeja de entrada los mensajes que, a pesar de haberlos leído, no podemos archivar dentro de nuestras carpetas porque requieran una acción por nuestra parte y, por tanto, simbolicen tareas pendientes de realizar. Sin embargo, esta clasificación de leídos / no leídos, realmente, no es nada eficiente y puede ser importante aplicar otros criterios que nos ayuden a aportar contexto y, por tanto, distinguir lo importante de lo que no es tanto o lo que requiere una acción por nuestra parte o está a la espera de la acción de un tercero.

En mi caso trabajo con Thunderbird y, dentro de esta aplicación, podemos aplicar etiquetas (simbolizadas por colores) a los mensajes para marcarlos como “urgentes”, “personales”, “tareas por hacer”, etc; de esta manera, con un vistazo rápido podremos localizar y priorizar mensajes y con extensiones como QuickFilter Unreplied podremos localizar mensajes que esperan respuesta.

En Gmail, y en Google Apps también, podremos añadir etiquetas a los mensajes (que en el fondo con carpetas) y jugar con la “estrella” (destacados) o con el marcador de importantes, todo un juego de herramientas que nos puede ayudar en la clasificación.

Además, una vez que hemos terminado con un mensaje, es interesante “despejar el inbox” guardándolo en su respectiva carpeta (por proyectos, departamento, asuntos, etc).

Exprime los filtros

Es posible que usemos aplicaciones que generan correos electrónicos de notificación, por ejemplo una herramienta de helpdesk, un bugtracker o una herramienta de planificación / gestión de tareas. Este tipo de correos informativos pueden generarse porque nosotros hayamos realizado una acción (el alta de un ticket) o porque nosotros estemos en el lado del soporte y recibamos la notificación de una actualización o una nueva tarea.

Este tipo de correos automáticos, vinculados a tareas que requieren acciones por nuestra parte o que sirven para realizar un seguimiento, quizás no tenga mucho sentido que se mezclen con el resto de mensajes de la bandeja de entrada pero tampoco sea pertinente su eliminación directa. Al igual que comentábamos con las suscripciones, estos correos pueden almacenarse en carpetas de dedicadas (“Tareas de Redmine”, “Bugs de Mantis”, etc) y, mediante filtros, clasificarlos ahí automáticamente acumulando todas estas notificaciones para leerlas cuando tengamos tiempo.

Hay gente que, jugando con los asuntos de los mensajes y usando un bloque identificativo (como [Nombre del Proyecto]), clasifican automáticamente los mensajes en las carpetas de los proyectos (despejando directamente el inbox) y revisando los correos ya clasificados, por ejemplo, cuando van a comenzar a trabajar en dicho proyecto (porque lo tengan planificado dentro de su lista de tareas diaria).

Transforma los mensajes en algo más

Los mensajes de correo electrónico, entre otras cosas, pueden ser de carácter informativo o pueden desembocar en algún tipo de tarea que requiera acción por nuestra parte o dependan de otra persona a la que tendremos que cursar una solicitud. Es decir, los mensajes que recibimos, tras su lectura, pueden transformarse en una tarea o una anotación en nuestro cuaderno.

Por tanto, tras leer un mensaje es importante que actuemos de inmediato y “transformemos” el mensaje en:
  • Una tarea a planificar dentro de nuestra planificación personal o para ejecutar de inmediato (si vemos que no nos va a llevar mucho tiempo)
  • Una anotación en nuestra libreta de seguimiento (por ejemplo podemos reenviar el correo a nuestro correo en Evernote para transformar automáticamente un mensaje en una nota y adjuntar los archivos que vengan anexos al correo)
  • Una tarea que está en espera de, por ejemplo, la respuesta de un tercero y que, por tanto, debemos apuntar en nuestra lista de asuntos pendientes o asuntos a revisar

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