Consejos rápidos para organizar tu casilla de correo electrónico

Es increíble la cantidad de horas al día que pasamos frente a nuestro correo electrónico. Y muchas veces durante el día tenemos que buscar cosas que nos han enviado hace un tiempo, incluso meses, y a veces el buscador nativo con el que cuentan las aplicaciones de email no es suficiente. En este caso, la mejor forma de hacerlo es siguiendo algunas prácticas organizadas. En mi caso, no soy la persona más ordenada del mundo, pero trato de tener un control sobre mi casilla. De otra forma, explotaría todos los días. Por eso, a continuación les dejamos 10 consejos rápidos para ordenar nuestro correo electrónico que pueden ser implementados a partir de hoy mismo.

  • Usa carpetas: en mi caso, el webmail que uso por motivos laborales no me permite realizar búsquedas. Después de mucho sufrimiento –en serio- resolví mi problema con la organización en carpetas. De acuerdo con determinada temática, simplemente llevamos los correos que queremos hasta esta carpeta para encontrarlos fácilmente después.
  • Usa filtros: los filtros nos permiten también obviar la organización y tener los correos, incluso los nuevos, separados perfectamente por carpetas. De esta forma nos podemos ahorrar un buen tiempo. No son muy difíciles de crear y nos permiten bastantes opciones de personalización.
  • Usa recetas de IFTT: If This Then That es un servicio excelente que funciona a base de recetas. Los usuarios están constantemente subiendo nuevas prácticas para tener una casilla bien ordenada, así que podemos aprovechar alguna de ellas para sacarle el provecho máximo a nuestro correo electrónico.
  • Usa un cliente particular: si bien podemos usar Gmail, Outlook o lo que sea en la web, algunos clientes nos brindan más opciones. Por ejemplo, el cliente de escritorio de Outlook, Sparrow en el caso de los usuarios de Mac, y Thunderbird, que nos permite ser incluso más organizados con muchos plug-ins para personalizar la experiencia.
  • Organiza tus correos enviados: no solamente podemos organizar en carpetas los correos recibidos, sino que podemos aplicar esta misma práctica para los enviados. Obviamente, es un consejo sólo para los obsesos del orden.
  • Usa etiquetas: si preferimos tener nuestros correos en la bandeja de entrada, una buena forma de hacerlo es a través de las etiquetas, disponibles en casi todos los servicios. Así, podemos asignar las etiquetas de acuerdo con temáticas o con status, depende de cómo lo consideremos más productivo.
  • Archiva: gracias a Gmail, podemos archivar nuestros correos electrónicos viejos que no necesitamos a mano. Podemos acceder a estos correos desde el buscador, o desde la opción All Mail, pero no los veremos ni en las carpetas, a menos que así lo deseemos, o en la bandeja de entrada.
  • Elimina lo que no necesitas: es fundamental que no atesoremos correos viejos porque de otra forma nunca vamos a poder estar bien organizados. Además, si no tenemos intenciones de pagar por más almacenamiento, podemos estar ocupando espacio preciado para nuevos emails. Así, tratemos de hacer una limpieza periódica eliminando lo que no necesitamos más.
  • Elimina los correos con archivos pesados: en este mismo sentido, lo que podemos hacer es una búsqueda con un operador avanzado para poder encontrar los correos que tengan adjuntos y borrarlos para no ocupar espacio innecesario.
  • Organiza por leídos y no leídos: esta es una de las funcionalidades de Gmail que más me gusta, nos permite poner en primer plano los correos que todavía no leímos, sin importar la fecha. Es una forma ideal para organizar nuestras prioridades y saber qué es lo que tenemos que responder.

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