Cómo integrar Box en Outlook para reemplazar los adjuntos tradicionales

Aunque estamos acostumbrados a hablar de Outlook en su versión web, que tanta atención ha recibido últimamente, también su versión de escritorio, una herramienta fundamental de trabajo para muchas personas, recibe interesantes novedades. Sobre todo, gracias a Box, uno de los servicios de almacenamiento en la nube que, junto con Dropbox, están haciendo mella en el mundo de los negocios. Box ha actualizado su add-on para Outlook que permite que aún los usuarios con cuentas gratuitas puedan sincronizar este servicio dentro del cliente de correo electrónico. A continuación, hablaremos sobre cómo integrar Box en Outlook.


Cómo integrar Box en Outlook es en realidad un procedimiento bastante simple, pero que hasta el día de hoy estaba reservado únicamente para los usuarios de las cuentas Business y Enterprise que, como pueden imaginar, son de pago. Ahora, con esta actualización, Box hace disponible el add-on para muchos más usuarios que quizás no quieren comprar o no tienen necesidad de comprar una cuenta con el servicio. Esta posibilidad está abierta a partir de hoy.

La idea de esta integración es que Box sirva como una alternativa a los tradicionales archivos adjuntos del correo electrónico. Así, nos ahorramos el problema de tener que buscar un tamaño correcto para los adjuntos, mientras que dentro de Box podemos manejar el tema de los permisos a cada archivo y también registrar quién está accediendo en qué momento a los documentos que mandamos. Gracias al add-on, todo esto se puede realizar dentro de Outlook, sin tener que abandonar la comodidad de la interfaz. El sistema nos preguntará si lo que queremos es usar Box en lugar de la forma normal de mandar archivos.

Por otro lado, otra de las funcionalidades interesantes de este add-on es que permite que convirtamos archivos que ya hayamos recibido en forma de adjunto en un link de Box, para poder compartir en otras oportunidades o accederlo siempre que lo necesitemos desde la nube. No importa si el otro usuario no tiene Box o no mandó un link del servicio: aún así, si está en el correo electrónico, puede estar también en Box, lo que es bastante conveniente considerando que no podemos evangelizar a todos al mismo tiempo.

Como “detalle”, la actualización del add-on hará que ahora esté disponible además en una variedad importante de idiomas. En específico, alemán, español, francés, italiano, japonés, holandés, portugués, ruso, sueco y chino.

Entonces, ¿cómo integrar Box en Outlook? Una vez que descargamos e integramos el add-on con Outlook, lo que vamos a encontrar es una nueva opción en la barra superior de tareas. Cuando terminamos de escribir el correo electrónico, podemos hacer clic allí para adjuntar un archivo que ya esté subido a Box. En el caso de necesitar enviar un archivo que no teníamos previamente en Box, también podemos hacerlo en apenas dos clics. En este caso, tenemos que hacer clic en el botón de “Upload File and Share”, que se encuentra en esta misma barra, y esperar a que el documento cargue en Box. Una vez hecho esto, aparecerá el link en el cuerpo del correo.

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