Aprovecha al máximo Google Tasks con trucos para aumentar la productividad

Hace algunos meses, hablamos sobre las diferentes formas que tenemos para aprovechar Google Tasks, la herramienta dentro de Gmail que nos permite organizar listas de tareas. A pesar de la existencia de herramientas más avanzadas, como por ejemplo Wunderlist, Google Tasks sigue encantando gracias a su simplicidad y su incorporación en Gmail. En esa oportunidad, hablamos de algunos consejos de usabilidad, mientras que hoy vamos a ahondar un poco más en su uso específico, y les contaremos sobre algunos trucos de Google Tasks que vendrán perfectos para aumentar nuestra productividad personal.


Por supuesto, por cada receta de productividad personal que existe, hay otra cantidad equivalente que también podría ser exitosa. Realmente depende de cada persona; lo que está en nosotros es elegir la receta que más nos convenga para poder organizarnos mejor. Google Tasks es una buena herramienta por una serie de motivos, entre ellos, no es complicado aprenderla a usar, se encuentra integrada con nuestro correo electrónico, y tiene el aval de Google y por ende se puede sincronizar con muchas de sus herramientas. Esperamos que estos trucos de Google Tasks les sean útiles, y si no, también pueden dejar sus propias sugerencias en los comentarios.

Crear una nueva ventana: cuando abrimos Google Tasks, se abrirá en una nueva “caja” dentro de la interfaz de Gmail. Si trabajamos constantemente con nuestro correo electrónico abierto (y si Gmail es nuestro principal correo laboral) entonces no tendremos problemas. Sin embargo, algunos querrán tener una ventana diferenciada para Tasks. Es recomendable para concentrarnos más en una tarea específica sin tener que distraernos con nuestros correos electrónicos. Para poder hacer esto, tenemos que hacer clic en la flecha que aparece en la esquina superior derecha. Parece tonto, pero nos puede ayudar a ser más productivos.

Crear diferentes listas de tareas: Google Tasks nos asigna automáticamente una lista de tareas, que será la default a usarse cada vez que se abra. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos usar esa. De hecho, podemos organizar nuestras tareas de acuerdo con diferentes listas y prioridades. Si hacemos clic en el ícono con las viñetas que se encuentra en la esquina inferior derecha, encontraremos la opción de dar un nuevo nombre a nuestra lista, pero también de agregar una nueva. Además, desde este ícono podemos ir cambiando de una lista a la otra para ver cuántas nos quedan pendientes.

Editar las tareas: las tareas en Google Tasks se pueden crear fácilmente, apenas haciendo clic en el mouse. Si queremos seguir con eso, puede ser muy útil. Sin embargo, también podemos editar las tareas en profundidad para, además, tener una comunión más amplia con el resto de las herramientas de Google. Este es uno de los trucos de Google Tasks más importantes y más sencillos. Si hacemos clic en la flecha que aparece cuando nos detenemos en una tarea, o cuando hacemos Enter desde una de ellas, accederemos al panel principal de la tarea desde donde vamos a poder agregar una fecha límite para completarla, y algunas notas. También podemos asignar la lista de tareas en la que estará.

Crear subtareas: este es uno de los trucos de Google Tasks más usados, porque la realidad es que, si bien Google Tasks no reconoce la separación en subtareas, sí tiene una funcionalidad que nos permite indentar tareas para hacer parecer que se trata de una subtarea. Por ende, esto se puede hacer por motivos visuales que nos ayuden a organizarnos pero nada más allá de eso. Parece una tontería, pero puede ser importante cuando tenemos diferentes tareas por hacer y algunas de ellas podrían agruparse en una tarea específica con subtareas.

Usar atajos de teclado: somos fanáticos de los atajos de teclado, y dentro de Google Tasks, sorprendentemente dado el tamaño de esa ventanita, también podemos olvidarnos del mouse para movernos a través de nuestras tareas. Si hacemos clic en el botón de acciones, nos encontraremos con una lista con todos los atajos de teclado, por ejemplo, Tab para indentar, Ctrl + Abajo para movernos para abajo, etc.

Agregar tus correos como tareas: esta funcionalidad quizás permanece oculta para los usuarios más básicos de Google Tasks, pero también es importante. Si vamos a la opción de Más que se encuentra en la barra superior dentro del correo electrónico, encontraremos una opción que se llama “Agregar a Google Tasks”. Cuando hacemos clic, ese correo electrónico (con su asunto como nombre) se agregará como una tarea, junto con un enlace que nos llevará al correo electrónico original (lo que significa que podemos archivarlo y ponerlo en una carpeta para que no estorbe en la bandeja de entrada). Como una tarea, también le podemos poner una fecha límite, y nunca nos olvidaremos de responderlo.

Organizar tus tareas por fechas: si necesitamos ordenar nuestras tareas por prioridad, y cada una de ellas están propiamente editadas con una fecha límite, Google Tasks nos permite organizar los ítems de acuerdo con la fecha. Tenemos que hacer clic en Acciones para seleccionar “Organizar por fecha”, la anteúltima opción. Dentro del menú de Acciones vamos a encontrar otras prácticas herramientas, como por ejemplo borrar todas las tareas completadas.

Enviar listas de tareas por correo: también dentro del menú de Acciones nos encontramos con la opción de enviar una determinada lista por correo. Así, podemos compartir nuestro trabajo pendiente con nuestros colaboradores, y recibir una mano de ayuda si la necesitamos. Este es uno de los particularmente prácticos trucos de Google Tasks cuando estamos trabajando en equipos o cuando usamos la herramienta en un entorno laboral.

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