Consejos para mejorar tu productividad en Gmail

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico online más populares del mundo. Ofrece una gran capacidad y una perfecta integración con otras herramientas de Google - como Google Drive, gracias a la cual puedes enviar archivos adjuntos de tamaño considerable. Además, dispone de app para iPhone y Android.

Pero Gmail tiene un problema. Bueno, en realidad lo tenemos nosotros: no podemos mantener nuestra bandeja de entrada bajo control. Hemos empezado a usar Gmail para tantas cosas, y lo hemos incorporado con tanta facilidad a nuestro trabajo del día a día, que se nos llena el buzón con una facilidad pasmosa.

¿Cómo luchar contra esta invasión de correos electrónicos? Por suerte hay varias formas: complementos para Gmail, servicios web o incluso opciones de configuración del propio Google que te permitirán mejorar tu productividad en Gmail de forma rápida y cómoda. Veamos estas herramientas con más detalle.


Cambia el estilo de tu bandeja de entrada

Si apenas recibes mensajes, lo tienes fácil: lees, respondes, archivas o borras y listo. Pero para los que reciben mucha cantidad de correo electrónico al día, eso no es suficiente. Pensando en ellos, Gmail ha implementado los llamados estilos de bandeja de entrada: diferentes formas de presentar el contenido de tu buzón de Gmail, de forma que puedas gestionar grandes cantidades de mensajes sin perder la cabeza.


Puedes elegir entre cinco estilos de bandeja de entrada:
  • Clásica - la estándar, que coloca los mensajes más recientes en la parte superior de la bandeja de entrada.
  • Importantes primero - prioriza los mensajes provenientes de los contactos con los que más interaccionas y otros mensajes importantes.
  • No leídos primero - sitúa los mensajes no leídos por encima de todos los demás.
  • Destacados primero - coloca en la parte superior de la bandeja de entrada aquellos mensajes que hayas marcado con una estrella.
  • Prioritarios - una mezcla de los tres anteriores: combina los mensajes no leídos, destacados e importantes para que no se te escape nada.

Activa Gmail Labs

Los "Labs" de Gmail son una colección de funcionalidades aún en fase beta que puedes activar si quieres para probarlas en tu buzón. Aunque pueden no funcionar del todo bien o desaparecer sin previo aviso, lo cierto es que muchas veces encuentras pequeños tesoros entre ellas, incluyendo algunas con las que puedes trabajar más rápido y mejor en Gmail.


Por ejemplo, una función útil es la de Avance automático, gracias a la cual pasas automáticamente al siguiente mensaje después de eliminar o archivar el anterior, en lugar de volver a la bandeja de entrada. O la de Etiquetas inteligentes, con las que puedes organizar con facilidad todos los mensajes de tipo automático que recibes: notificaciones, boletines, mensajes de foros y redes sociales, etc. O también la función de Respuestas estándar, que te permite ahorrar un montón de tiempo si sueles escribir mensajes de correo electrónico similares a diario.

Envía emails a tu 'yo' en el futuro

Uno de los objetivos del perfecto gestor de correo electrónico es mantener siempre su bandeja de entrada limpia de mensajes pendientes - el ansiado inbox zero. La teoría es sencilla: contesta cada email tan pronto como lo recibas, si puedes hacerlo en unos minutos. Si no necesitas hacer nada, bórralo. Y si ya has acabado la tarea relativa a ese email pero quieres guardarlo como referencia, archívalo.

Pero, ¿qué ocurre si tenemos que volver a ese email dentro de unos días, cuando hayamos terminado algo o tengamos una respuesta pendiente de una tercera persona? Aquí es donde estas herramientas pueden serte de utilidad.

Boomerang para Gmail

Boomerang para Gmail es una extensión para Chrome, Firefox y Safari que te permite programar el envío de correos electrónicos, de forma que puedes usarlos como recordatorios personales. También te avisa si estás pendiente de una respuesta y nadie contesta tu mensaje en un tiempo determinado.


De esta forma, si te llega un email pidiéndote una tarea que en realidad debes consultar con alguien más, puedes responder ese mensaje, reenviarlo a la persona que corresponde, configurar Boomerang para que te avise si no te contestan en un par de días y borrar el mensaje ya leído. ¡Un paso más hacia el inbox zero!

FollowUp.CC

Bajo este curioso nombre se esconde un servicio similar a Boomerang, solo que no requiere que instales nada puesto que funciona en cualquier navegador. La desventaja es que la versión gratuita de FollowUp.CC tiene un límite de 20 recordatorios por mes.

Su funcionamiento es muy simple: cuando respondas un email del que quieras hacer seguimiento en unos días, añade en copia oculta una dirección de email hecha "a mano" con la fecha en la que quieres que te recuerden dicho seguimiento. Las direcciones se crean en inglés siguiendo una estructura lógica:
  • Dentro de algunas horas: 12hours@followup.cc
  • En un día determinado: apr21@followup.cc
  • Un día de esta semana: sunday@followup.cc
  • A una hora concreta: 9am@followup.cc
  • Etc.
El email a modo de recordatorio aparecerá en tu bandeja de entrada en el momento en que lo hayas programado.

HassleMe

Vale, ya tenemos controlado el envío de emails a modo de recordatorio para que no se nos olvide hacer seguimiento de ninguna tarea. Pero, ¿y si lo único que quieres es que te recuerden algo cada cierto período de tiempo, pero sin una fecha concreta? Cosas como ir más al gimnasio, llamar más a tu madre o practicar más con tu guitarra podrían beneficiarse de algo así. Y, por supuesto, existe la herramienta para ello: HassleMe.


HassleMe (literalmente, "moléstame" o "fastídiame" en inglés) es un servicio online que te envía recordatorios cada cierto tiempo, para que no te olvides de esas tareas que conviene hacer de vez en cuando. También lo puedes usar para enviarte frases de ánimo o citas inspiradoras.

The Email Game

El objetivo de The Email Game es el de convertir el correo electrónico en un juego - un ejemplo más de la corriente de gamificación presente ya en muchas apps que no son juegos. The Email Game te reta a gestionar tu correo en el menor tiempo posible y te premia con puntos si lo haces bien. Si el contador de tiempo llega a cero, perderás puntos.


La interfaz de The Email Game es clara, con botones grandes que te permiten tomar una decisión rápidamente: ¿puedes contestar ese email ahora? ¡Hazlo! ¿Tiene que esperar? ¡Archívalo para más tarde! ¿Ya has acabado? ¡Bórralo y a por el siguiente!

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