Cómo integrar Dropbox, Google Drive y Box en Gmail

Aunque Gmail ofrece en la actualidad hasta 10 GB gratuitos de almacenamiento, es posible que, además de mensajes, adjuntes documentos, vídeos, canciones y fotografías que hacen insuficiente esa cantidad de espacio, por lo que tienes que acudir a fuentes de almacenamiento en la nube. Kloudless es un servicio que te permite integrar correo con almacenamiento online, en concreto, los servicios Box, Dropbox o el propio Google Drive dentro de Gmail, para que mientras envías mensajes de correo, puedas adjuntar archivos pesados desde y hacia estos servicios de almacenamiento en la nube.


Al integrar correo con almacenamiento online, como Dropbox, Google Drive o Box, amplías el espacio disponible para adjuntar archivos a tus mensajes de correo electrónico, una gran ventaja para poder mandar un vídeo de tus vacaciones o el último informe trimestral de quinientas diapositivas. Puedes hacerlo a mano, es decir, subir un fichero a tu cuenta de Dropbox, por ejemplo, y luego copiar el enlace para compartirlo por correo, pero con herramientas como Kloudless, el proceso es más rápido, sencillo y cómodo.


Para empezar a usar Kloudless, tan sólo tienes que instalarlo en Google Chrome, ya que actúa en forma de extensión. En el futuro se integrará en Outlook, pero por ahora no es posible. Tras instalarse, abrirá tu buzón de Gmail y te preguntará si le das permiso a Kloudless para acceder a tu cuenta de correo electrónico. Al aceptar, la aplicación te explicará cómo funciona a través de prácticos gráficos y te mostrará las opciones para conectar Dropbox, Box o Google Drive con Kloudless.

Básicamente, Kloudless se integra en la página de Gmail. Ahora, al lado de la opción de "Adjuntar archivos" aparece el icono de Kloudless para que añadas archivos desde ahí. Pero en lo que más destaca es que funciona de manera automática gracias a las reglas. Desde las opciones de configuración de Kloudless, en la pestaña Add-Ons, puedes crear automatizaciones para copiar, mover o eliminar archivos.

Por un lado, puedes filtrar qué tipo de archivo incluir en la regla. En los campos rellenables, Kloudless te sugiere las posibles opciones:
* Are from: Enviado por cierta cuenta de correo
* Are sent to: Recibido por cierta cuenta de correo
* Have a subject that contains: En el asunto aparece tal palabra
* Have a filename that contains: El archivo adjunto incluye tal palabra
* Are: Formato del archivo, por ejemplo .avi o .jpg
* Are larger than bytes: El archivo adjunto es mayor de tantos bytes

Por otro lado, puedes elegir a dónde enviar ese archivo adjunto, en concreto, qué carpeta o subcarpeta y de qué servicio de almacenamiento que hayas conectado: Dropbox, Google Drive o Box.

En mi opinión, Kloudless es una buena manera de aumentar el espacio disponible para guardar cosas en Gmail. Al integrar correo con almacenamiento online, por un lado reenvías tus archivos adjuntos a servicios de almacenamiento online y de forma automática, sin tu intervención, y por el otro te sirve para adjuntar archivos guardados en Dropbox o Google Drive a modo de enlace sin tener que bajarlo y subirlo de nuevo. En cuanto a las limitaciones, sólo funciona con Gmail, por lo que los usuarios de Yahoo! u Outlook no podrán usarlo. Además, por ahora sólo puedes crear hasta 10 reglas. Pero seguramente con tres o cuatro automatizarás sin problemas tu cuenta de Gmail.

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