Consejos para limpiar tu bandeja de correo electrónico


La bandeja de entrada de nuestro correo electrónico es uno de los elementos que más miramos en nuestro ordenador o dispositivo móvil, pues siempre hay algún mensaje pendiente de contestar, alguna novedad que acabamos de recibir y, seguramente, muchos mensajes con tareas por hacer. Por ello, mantener la bandeja limpia nos ayudará a aprovechar mejor nuestro tiempo.

¿Cuántos mensajes sin leer tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? Hoy en día, es fácil recibir decenas de mensajes al día, dejando a un lado el spam o correo no deseado, ya que constantemente estamos enviando o recibiendo mensajes, comunicándonos con amigos, familiares, compañeros de trabajo, recibiendo avisos de nuestras redes sociales, ofertas de tiendas online... En definitiva, el correo electrónico nos es muy útil pero también nos quita mucho tiempo, tiempo que seguramente podríamos dedicar a otras tareas. Limpiar tu bandeja de correo periódicamente te ayudará a dedicarle menos tiempo a buscar mensajes antiguos, ya que sabrás dónde encontrarlos. Además, te agobiarás menos.

Antes de empezar a enumerar consejos y trucos para mantener a raya tu correo electrónico, quiero recordar que existe mucha literatura al respecto, por lo que no hay unas reglas fijas. A cada persona le parecerán más o menos aceptables ciertas prácticas que otras. Todo depende del número de mensajes que recibas cada día y de qué tipo de mensajes se trate. Si recibes mucho correo no deseado o spam, la solución se limita a utilizar un buen sistema antispam. Pero si el problema está en que recibes muchos mensajes y no sabes qué hacer con ellos, hay muchas soluciones al respecto. Por ejemplo, el método o sistema Inbox Zero es un buen primer paso, pues ofrece consejos para este fin. Veamos algunos consejos para limpiar tu bandeja de correo electrónico.

Recibe menos mensajes

Es una obviedad que hay que recordar: para limpiar tu bandeja de correo más fácilmente, el primer paso es tener el menor número de mensajes posibles. Para ello conviene analizar qué tipo de mensajes recibimos en nuestra bandeja de entrada. Está claro que los mensajes de nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo o jefes son importantes, pero ¿qué ocurre con las notificaciones de redes sociales, los boletines, las promociones de tiendas online a las que hace mucho que no vas, las actualizaciones de servicios como Google Calendar? No siempre necesitamos estar suscritos a mil boletines, ya que muchas veces ni los leemos. Procura desuscribirte de los que no leas y desactiva las notificaciones que no sean imprescindibles. Hay que destacar que Gmail haya incluido nuevas pestañas para diferenciar este tipo de mensajes, si bien no deja de ser un arreglo temporal.

Otro tema relacionado con recibir menos mensajes es el de redactar bien tus correos electrónicos para no recibir mil respuestas. Es decir, si pides algo, procura dejar claro a la persona en cuestión lo que necesitas de ella, para cuándo, etc. y así evitarás una conversación con varios mensajes que no conducen a nada y os hacen perder tiempo a ti y al destinatario del mensaje original.

Procesa los mensajes recibidos

Aunque los servicios de correo web actuales, como Outlook, Gmail o Yahoo!, cuentan con buenos buscadores, no está de más crear carpetas o etiquetas para clasificar los mensajes recibidos. Así te será más fácil encontrar mensajes relacionados con tu trabajo o tu vida personal, ya que el buscador se centrará en un tipo de mensajes concretos y no todo el montón de correos que guardes en tu cuenta. Sobre qué tipo de categorías crear, todo depende de ti. Si utilizas un sistema de gestión de tareas, por ejemplo

Incluso puedes crear filtros o reglas, vía web o desde clientes de escritorio o móviles, que muevan mensajes recibidos en la bandeja de entrada a esas carpetas, para así procesar de una sentada mensajes de distintos temas. De esta forma podrás priorizar si miras mensajes del trabajo el fin de semana o de tus amigos mientras estás trabajando, por citar dos ejemplos prácticos.

Y en el caso de Gmail, no hay que olvidar la opción "Archivar", que quita los mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los mantiene en tu espacio virtual para encontrarlos si los buscas. Así consigues vaciar la bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas en las que guardar esos mensajes.

Elige bien tu cliente de correo

Al crear una cuenta de correo electrónico, seguramente uno de los motivos habrá sido el espacio que ofrece el servicio. Sin embargo, le prestamos poca atención a otras funciones, como el filtro antispam o las opciones de personalización y configuración. Por otro lado, muchas veces usamos el cliente por defecto del servicio (Gmail, Outlook, Yahoo!...) en lugar de buscar un buen cliente que nos ayude a gestionar muchos mensajes cómodamente. En este sentido, hay grandes gestores de correo que te ayudarán a catalogar los mensajes automáticamente o te los mostrarán ordenados, como Unibox para OS X, Inky para Windows y Mac o Boomerang para Android, por citar algunos.

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