Manual de Prevención de Riesgos Digitales


Un día cualquiera. El responsable del departamento de Recursos Humanos comparte con los nuevos empleados el clásico manual de prevención de riesgos laborales y les pide que firmen un papel confirmando que lo ha leído. En él se estipulan los tiempos de descanso recomendados, la altura a la que debe regularse la silla, se aconseja no correr por los pasillos… Y en una de esas ocasiones, pensamos: ¿No sería adecuado tener algo similar que considere el ámbito digital de nuestro entorno profesional? ¿No deberíamos tener un documento con recomendaciones útiles al respecto de cómo utilizar de una manera adecuada la tecnología dentro de la empresa? ¿No debería ser parte de la estrategia de Social Business corporativa?

El pasado año ya dimos algunas pautas en #TcBlog al respecto de ¿Cómo gestionar el uso de los medios sociales en la empresa? incluyendo algunas recomendaciones básicas teniendo en cuenta la legislación vigente y las recomendaciones de la Comisión Europea.

Sin embargo, en el trabajo diario de los community managers esta cuestión sigue apareciendo constantemente. Es indispensable encontrar un equilibrio entre la identidad digital personal y la identidad de la organización a la que representan.

Obviamente se aprende a utilizar la tecnología y las redes sociales usándolas en el día a día, tratándose en muchas ocasiones de un constante ‘prueba y error’. Pero conocemos multitud de casos donde las empresas, las marcas y hasta las celebrities se han visto envueltas en sonados errores en la red. Y seguramente muchos de ellos eran fácilmente evitables.

Ya hemos visto casos de despidos por malas prácticas en el uso de Twitter. Criticar a los compañeros o jefes públicamente, revelar información sensible de tu compañía o realizar comentarios inapropiados son algunos de los motivos. En internet, eres lo que publicas. Parte de tu identidad digital es tu muro de Facebook, tu timeline de Twitter o tus fotos en Instagram. Compartir, colaborar, ser transparente… los valores de internet a veces son malinterpretados.

Creemos que un buen “manual de prevención de riesgos digitales” ayudaría a evitar una buena parte de estos problemas (y sus consecuencias). La brecha tecnológica y digital sigue siendo una realidad y aplica tanto a las personas como a las empresas. ¿Cuáles podrían ser algunas de estas recomendaciones “digitales”?
Si tienes algún problema con tus jefes o compañeros, no uses las redes sociales para descargar tu ira con nombre y apellidos. Tampoco la intranet o la red social corporativa. No te olvides de que se trata de plataformas abiertas, donde mucha gente puede leerte. Incluso ya existen plataformas para rastrear quejas laborales en la red. El anonimato tras un nick puede servir siempre y cuando resistas a la tentación de darlo a conocer entre tus allegados… y a decir verdad, pocos lo logran.
Diferencia adecuadamente tu entorno personal del profesional. No se trata sólo de tener en cuenta el estilo de comunicación y redacción en cada entorno. En ocasiones, establecer barreras en la tecnología que utilizas (navegadores diferentes, aplicaciones, dispositivos distintos) es una alternativa interesante para evitar disgustos.
No es necesario que pierdas tu identidad personal por la marca para la que trabajas todos los días. Analiza la información que compartes en Facebook, existen varias opciones para separar adecuadamente los contenidos.
Es muy importante hacer copias de seguridad de los datos locales de nuestros dispositivos: contactos, presentaciones, contratos, etc. No todos nuestros datos están en la nube y no podemos culpar a Google o Apple de nuestras desgracias (en ocasiones nuestra incompetencia). Las opciones son cada vez mayores y ya no tenemos excusa para no tener un buen backup de toda nuestra información. En el último “Día Mundial del Backup” los datos eran escalofriantes:
60 millones de ordenadores dejarán de funcionar este año en todo el mundo, y sólo el 25% tiene copia de respaldo de sus datos.
113 teléfonos móviles se pierden o roban en Estados Unidos cada minuto.
Implementa una buena contraseña en tu móvil profesional. ¿Alguien se imagina lo que debe ser perder un dispositivo con acceso a cuentas de correo de clientes o bases de datos de millones de usuarios? Échale un vistazo al último caso de contraseñas robadas a usuarios de Adobe para saber cuáles no deberías utilizar, o en casos extremos, cómo evitar el secuestro de tu identidad digital.
Bloquea tu teléfono móvil antes de meterlo en el bolsillo de tu chaqueta o pantalón… podrías lanzar un tuit sin querer, o llamar a tu jefe a las 4 de la mañana, o convertir un mensaje directo en un tuit. Lo de menos puede ser que los fans de tu marca tengan que leer algún mensaje incomprensible. Ah, y por esa misma razón procura mantenerlo alejado de niños y adultos poco habituados a estos dispositivos.
Cuidado con los atajos de teclado en las versiones web de ciertas redes sociales. No sería la primera vez que se escapa un tuit que no queríamos publicar (¿quién no copia y pega alguna vez ‘copies’ para contar caracteres con el miedo de que se lance antes de tiempo?) o un mensaje privado en público.
Comprueba bien la hora que es o la hora a la que programas publicaciones. Nunca viene mal cerciorarse de que un tuit con mención a media docena de personas está programado para las 4:00 PM y no las 4:00 AM.
Usa la geolocalización con prudencia. Check-ins en Foursquare, tuits geolocalizados o simplemente el GPS de tu smartphone pueden convertirse en armas arrojadizas, sobre todo cuando tu actividad profesional se desarrolla presencialmente o con horarios muy estrictos.
Si tu empresa permite y fomenta el BYOD, no está de más echarle un vistazo a los informes que el CNN-CERT publica al respecto de los potenciales riesgos derivados.
Utiliza los contenidos de terceros con respeto y reconocimiento a sus autores. Robar o copiar contenido en la red es relativamente fácil, pero sus consecuencias pueden ser nefastas.

En el ámbito jurídico ya existen algunas resoluciones que seguramente sentarán precedente. Aunque la vía judicial siempre debería ser el último recurso, conviene conocer lo que dicen las leyes y los jueces al respecto.

Y si a pesar de todo, alguna vez te has equivocado, lo mejor es admitir tu error con transparencia y siempre que sea posible, con buen humor.

Somos personas y absolutamente todos cometemos errores. Quizás la mejor forma de elaborar un buen manual de prevención de riesgos digitales sea hacerlo de forma colaborativa… ¿Alguna buena práctica que se os ocurra para evitar esos incómodos “accidentes digitales”?

Foto: Zigazou76


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