Así creé mi ‘oficina sin papeles’


Así creé mi ‘oficina sin papeles’
Zafarse del papel en el trabajo no es del todo fácil, pero sí posible, y hay soluciones de equilibrio muy sencillas empleando el móvil y servicios cloud. Yo he encontrado un sistema que llevo empleando desde 2007 y con el que he logrado funcionar completamente sin papel, y lo que es mejor, sin echarlo de menos.
En todos los años que llevo trabajando he mirado siempre con suspicacia al papel. ¿Por qué seguíamos aferrados a un soporte de otro siglo? Primero llegaron los ordenadores, luego los móviles y por fin los tablets. Con un smartphone moderno uno puede llevar sin problemas la oficina a cuestas y sin embargo, la tendencia natural en el trabajo seguía siendo la de recurrir al papel. Uno que ya lleva años trabajando ha llegado a ver a compañeros imprimir correos electrónicos en una extra ironía del destino, pero muy sintomática de la tendencia natural a aferrarse a un documento físico. En mi caso en concreto, la superación del papel no llegó como consecuencia de una estrategia planeada, sino que fue más bien el devenir de las cosas y una búsqueda de la eficiencia (entendida como mayor rendimiento al menor coste posible) a la hora de crear mi propia empresa, los que provocaron que convirtiera mi trabajo en una oficina sin papeles. Y no fue fácil al comienzo.
Nos situamos en 2007 y tras el papeleo burocrático necesario para constituir tu empresa (sí, de este no te libras), decidí desde un momento trabajar desde casa. Como la gran mayoría de emprendedores que trabajan desde casa, esta siempre suele ser una solución temporal que acaba convirtiéndose en definitiva. Pues bien, siendo el único empleado de la compañía, era absolutamente necesario llevar todo encima en todo momento, y al empezar desde cero, la cultura de la digitalización no costó demasiado poner en práctica, aunque como apunto, no fue fácil en los inicios por las inercias de los terceros. Sin embargo, me han acompañado desde el comienzo una serie de herramientas y productos, alguno de ellos se ha descolgado, y hoy me siguen ayudando a funcionar de una manera mucho más eficiente y poder dar respuesta desde cualquier lugar. ¿Cuáles han sido?


dropbox-breach


Popfax: Sí, en 2007 el fax era todavía necesario y aunque cada vez eran menos los que lo utilizaban, con que uno sólo deseara enviar alguna solicitud por este medio, bastaría. Evidentemente que no me planteaba invertir en una máquina de fax y mucho menos una línea, así que descubrí este servicio que me permitía recibir y enviar faxes desde el ordenador. Los faxes llegaban como PDF al correo electrónico y me permitía emplear un número virtual con el prefijo local, algo muy interesante. Me sirvió durante un par de años hasta que al final decidí darlo de baja por desuso.
Dropbox: Pensarás, "qué original", pero lo cierto es que mi planteamiento de Dropbox nunca fue el de emplearlo como una forma de sincronización ni almacenamiento temporal en la nube: lo que hice fue volcar las carpetas de trabajo del disco duro del ordenador a la nube. Y lo mejor del asunto, sin pagar un sólo euro ¿Cómo lo logré? Mediante las recomendaciones y diferentes campañas que ha sido lanzando la compañía para ampliar espacio. En la actualidad tengo 26 GB y me es más que suficiente para el trabajo. Las ofertas y demás documentos los trabajo directamente en la nube, y la verificación en dos pasos que llegó poco más tarde, acalló las advertencia de mis allegados sobre la seguridad.
Evernote: No creo que vayamos a descubrir a estas alturas de la película Evernote a nadie, pero sí me parece interesante explicar cómo lo uso. Desde el comienzo, mi planteamiento fue emplear Dropbox como repositorio en la nube de ofertas y toda la documentación relativa a los clientes, y Evernote como 'cajón de sastre' donde poder almacenar contenido por carpetas. Lo que hago es tomar anotaciones directas desde el móvil (ya sean de texto, voz o fotos), o tal vez, lo más interesante, reenviar correos a mi cuenta de Evernote, indicando la carpeta correspondiente en el campo asunto. Esto último se ha convertido en un hábito que me está resultando muy productivo.
ScanSnap S300M: No generar papel se convirtió en una disciplina, pero... ¿qué hacer con todo lo que me llegaba en papel? Me decidí a adquirir un escáner, eso sí, que fuera plenamente compatible con Evernote, y cuando digo compatible, me refiero a que su único cometido sea escanear el documento y subirlo a Evernote. Esto lo logré mediante uno de los múltiples tutoriales existentes al efecto. Las versiones actuales se conectan mediante wifi, disparando todavía más su utilidad.
Scannable. Aquí en principio iría cualquier otra aplicación de escáner para el móvil, pero hace tan sólo unos días la propia Evernote volvió a sorprender lanzando esta aplicación específica y sólo puedo decir que es perfecta. Con la resolución actual de las cámaras de los smartphones, realmente hace innecesario el uso del escáner, y Scannable no puede ser más sencillo de utilizar: abres la aplicación, apuntas la cámara al recibo, tarjeta o documento, la ésta hace el resto. En mi caso subo directamente los recibos desde el móvil a una carpeta compartida en Dropbox con la persona que lleva la contabilidad. Más fácil, imposible.



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