Reglas de etiqueta del correo electrónico que todos deberían conocer

El correo electrónico es uno de los grandes hoyos negros donde desaparece nuestro tiempo de trabajo, y también con frecuencia nuestro tiempo libre. Como consecuencia, hay pocas cosas más detestables que la gente que nos envía correos interminables, que nos hacen leer veinte párrafos para no llegar a ninguna parte, o nos manda cadenas que sólo llenan de basura nuestra bandeja de entrada. Si no quieres ser una de esas personas, y quieres aumentar las posibilidades de que tus correos sean bien recibidos y contestados a tiempo, asegúrate de seguir las siguientes reglas de etiqueta.

1. Asegúrate de que tu "asunto" vaya al grano

No dejes el asunto en blanco o escribas "hola". El asunto es el título de tu mensaje, y como tal, debe contener un resumen concreto del tema sobre el cual trata el correo. Un asunto que indique si se trata de un proyecto específico, de fijar una reunión, de pedir ayuda con un tema determinado, le servirá a tu interlocutor para determinar la importancia del mensaje desde antes de abrirlo, y para ubicarlo con mayor facilidad cada vez que necesite volver a él.

2. Sé conciso

Los mensajes interminables muestran no sólo una incapacidad de sintetizar, sino un profundo irrespeto por el tiempo de la otra persona. Esto se traduce en menos posibilidades de que la persona te conteste, o en todo caso, de obtener una respuesta fructífera, ya que mientras más hables más difícil será para tu interlocutor saber con exactitud qué es lo que quieres y qué clase de respuesta puede ofrecerte.

3. Asegúrate de incluir la acción

Del mismo modo, algo importante y que casi todo el mundo olvida es indicar con claridad qué es lo que necesitas de quien recibe el mensaje. Incluir con precisión la respuesta que se espera, así como un margen de tiempo estimado, es invaluable para que la comunicación pueda ser fructífera.

4. Numera tus preguntas

Si tu mensaje contiene más de un punto o una pregunta, numéralas. Sí, con viñetas y toda la cosa. Esto le hará la vida mucho más fácil a quien lo recibe, y evitará que su respuesta corresponda sólo a una de tus preguntas -la que haya visto primero- dejando el resto sin contestar y generando un círculo vicioso de más y más correos.

5. Evita "responder a todos", y por el amor de Dios, usa BCC

Si recibes un correo que tiene más de un destinatario, y el resto del grupo no necesita conocer tu respuesta, no hagas clic en "responder a todos": esto genera una multiplicación de la bandeja de entrada que sólo puede ser descrita asertivamente usando la Hidra como metáfora. Por la misma razón, si vas a enviar un correo a más de una persona, pero no necesitan conocer la respuesta (ni la dirección de correo de los demás) entre sí, usa el campo de BCC para ocultar los destinatarios.

6. Evita reenviar correos

No, a nadie le interesa esa cadena que dice que si no la reenvías a cinco personas en los próximos diez minutos estarás maldito en el amor y la fortuna por cinco años. Si vas a reenviar información, asegúrate de enviarla sólo a las personas a quienes pueda (razonablemente) interesarles esa información en particular.

7. Usa una dirección de correo profesional

Basta ya de conejitasexy69@... Si todavía usas la dirección de correo de cuando estabas en secundaria, es más que probable que ya sea hora de cambiarla. Tu dirección de correo debería ser una combinación de tu nombre y tu apellido, sin florituras especiales. Y ya que estamos, ¿por qué todavía estás usando Hotmail?

8. Escribe la dirección al final

Ten sentido común y evita los correos enviados a medio escribir, o sin el adjunto o sin haber pasado por una revisión previa. Al momento de escribir la dirección del destinatario, todo debería estar listo para ser enviado.

9. Sé discreto con los signos de puntuación y el formato

Usa una fuente clásica, un tamaño de fuente normal, y no escribas tus correos en fucsia o en verde manzana. Ten consideración por la legibilidad y por la sensibilidad de tus interlocutores. Esto no es MySpace. Ni 2006.

10. Incluye una firma... pero no te vuelvas loco

Incluir tu nombre completo al final de los correos electrónicos es una simple cortesía elemental hacia tu interlocutor. Necesitamos saber con quién estamos hablando. Uno o dos enlaces, como tu página web personal o tu cuenta de Twitter, tampoco están de más. Pero no seas la persona que incluye sesenta enlaces en su firma, el logo de su compañía (¡es un archivo adjunto, por el amor de Monesvol!), y un aviso de seis párrafos que no tiene ninguna validez legal.

11. Mantén las respuestas automáticas al mínimo

Por último, no configures una respuesta automática que diga algo como "He recibido tu correo y te responderé tan pronto como pueda". Sabemos que has recibido nuestro correo: es 2016, los correos no se evaporan en el trayecto. Sabemos que nos responderás cuando puedas: sería muy raro si nos respondieras cuando no puedas. Las respuestas automáticas son para casos excepcionales, por ejemplo si te vas a una isla sin Internet durante una semana y tus clientes necesitan saber quién quedó a cargo en tierra firme en caso de una emergencia. De resto, sólo sirven para confirmarle a los spammers que tu cuenta de correo existe y funciona.

Fuente: Reglas de etiqueta del correo electrónico que todos deberían conocer