Cómo dejar de perder el tiempo en el trabajo


Cómo dejar de perder el tiempo en el trabajo
Se nos van las horas. Empezamos un proyecto pero de repente nos despistamos con cualquier cosa que suceda, correo que entre o nos acordamos de llamar por fin a un amigo que teníamos en el olvido. ¿Qué sucede? Nos estamos saboteando nosotros mismos a través de un fenómeno que se conoce como la procrastinación y del que tendremos que se conscientes. Por suerte, hay formas de mantenerlo a raya y aprovecharlo además para ser más organizados en el trabajo.
Resulta fácil, ¿verdad? De repente nos encontramos cada vez más cerca de la fecha límite de un trabajo que tenemos que finalizar, pero como “todavía hay margen” se nos van colando pequeñas tareas entre medio que hacen imposible arrancar con el proyecto de marras. Estos pequeños saboteadores son ladrones de tiempo profesionales y no hay que desmerecerlos: tienen también su parcela de protagonismo.
¿A qué tareas nos estamos refiriendo? Bien, pues desde pegar un nuevo repaso a la bandeja de entrada y contestar lo que convengamos, o bien ordenar la mesa. Incluso tal vez hacer esa llamada intrascendente a un cliente que teníamos pendiente, que por fin efectuamos… Como puedes ver, de alguna manera estamos retrasando el proyecto que realmente nos va a rentar en el trabajo. Si lo quieres ver de esta manera, estamos procrastinando. Pero… ¿por qué?


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Son muchas las explicaciones psicológicas que explicarían este comportamiento: de alguna manera, enfrentarnos a determinados proyectos nos da muchísima pereza por múltiples motivos y lo vamos retrasando sine die ¿hasta cuándo? Hasta que nos acercamos tanto a la fecha de entrega que no nos queda más que ponernos a trabajar a toda máquina. Llegados a este punto ya no valen las excusas ni se cuelan las tareas superfluas: estamos entregados en cuerpo y alma al desempeño de ese trabajo que, además, concluimos de una manera súper eficiente. ¿Por qué hemos corrido tanto al final? Aquí entra en juego otra ley bien conocida por los expertos en productividad: la Ley de Parkinson.
Ley de Parkinson: la eficiencia del trabajo se dispara con el acortamiento de los plazos.
Esta ley reza que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”. Es decir, que si tenemos una semana para realizar una tarea y pasado un día nos anuncian que hay que entregarla con urgencia al día siguiente, la eficiencia del trabajo se dispara con el acortamiento de los plazos. Esta ley es bien conocida también por los estudiante, que rinden al máximo las horas previas al examen, pero semanas antes el estudio de las lecciones es mucho más laxo.

Hacer frente a la procrastinación

Como ves, se han encontrado dos curiosos fenómenos: la procrastinación y la ley de Parkinson. La primera, sabotea nuestro ritmo de trabajo haciendo que, al final, perdamos mucho tiempo, y la segunda que llega con el mazo a enmendar el entuerto. Conviene saber que la segunda hace que forcemos la máquina hasta donde da de sí, con lo que pese a ser muy eficiente, tiene un coste medido en desgaste físico y mental.
El principal motivo de la procrastinación es la pereza.Si quieres verlo con un ejemplo gráfico, se trataría del corredor de un maratón que va tan tranquilo sacando fotos durante el recorrido y quedándose atrás, y cuando se da cuenta que el resto de corredores le saca una gran distancia, se pone las pilas y corre como un poseso hasta llegar a meta. Un sobredesgaste que sale, a la postre, caro. Si analizas honestamente tu día a día, seguro que encuentras varias situaciones en la que confluyan ambas realidades, y estarás de acuerdo con nosotros, que el mayor peligro reside en la primera, la procrastinación o pérdida de tiempo derivada de la resistencia a efectuar determinadas tareas.
¿Por qué procrastinamos? Bien, parece claro que a nadie le da pereza realizar una tarea divertida por la cual vamos a recibir una cuantiosa recompensa a su conclusión. Generalmente nuestro sistema se resiste a arrancar aquellos proyectos que por una u otra causa, nos dan muchísima pereza.


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Las causas pueden ser múltiples: no nos apetece contactar con un cliente que se enfada con facilidad, para arrancar es necesario que visitemos a una empresa rival que nos atiborre a preguntas o bien, el trabajo a realizar sea tan grande que nos dé muchísima pereza comenzar. Pero debemos estar alerta. La verdadera manera de hacer frente a este problema en el que se pierden muchas horas es detectar los primeros síntomas. ¿Nos entran ganas súbitamente de ordenar la mesa? ¿Nos da por organizar los emails en carpetas? Atentos porque detrás podría estar este duencecillo jugándonosla.

Determinación y organización

Son múltiples las guías que encontrarás para hacer frente a este problema, pero desde mi experiencia, la forma de terminar con la procrastinación se basa en dos elementos: determinación y organización. Sobre el primero, parece evidente pero lo fundamental es reconocer la existencia de un problema en nuestro comportamiento, y estar decididos a resolverlo. Mientras que sobre el segundo, aplicar una serie de medidas nos puede ayudar a hacerle frente:
  • Hacer una lista de tareas: sí, las tenemos todas en la cabeza y sabemos lo que hay que hacer, pero escribirlo siempre nos abre los ojos y lo que es más importante, permite que nuestra cabeza dimensione la magnitud del trabajo.
  • Centrarse: conviene recordar que no somos multitarea aunque creamos que sí, con lo que nos compensa poner todos nuestros sentidos en lo que estemos haciendo. Terminaremos antes y la calidad del trabajo será superior.
  • Dividir la tarta en pedazos: posiblemente la parte más importante y la que nos va a ayudar de verdad a terminar este incómodo trabajo. ¿Nos asusta un proyecto por lo grande que es? No hay problema: lo partimos en pedacitos y éstos en trozos más pequeños si sigue siendo grande. Da lo mismo lo pequeñas que sean las subtareas, mientras nos centremos en resolverlas el trabajo será cada vez más pequeño.
  • Hacer un calendario de trabajo: como hemos apuntado antes, uno de los grandes enemigos de una tarea reside en los largos plazos. Ponte metas y apunta un vencimiento para cada subtarea. Es una manera de repartir el peso, pero sobre todo de no caer en la tentación de la relajación.


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