5 ideas para aprovechar mejor Dropbox

Los servicios de almacenamiento en la nube se han hecho muy populares entre los usuarios porque les permiten compartir archivos de una manera muy sencilla y, además, les ofrecen disponibilidad de acceso a los archivos desde una amplia variedad de dispositivos (lo cual, sumado a la movilidad, los hace muy prácticos). Aunque el espectro de servicios disponibles es muy amplio (Box, SkyDrive, Google Drive, etc), uno de los servicios más populares entre los usuarios es Dropbox que, además, en los últimos meses ha evolucionado el servicio con un buen número de mejoras que, sumadas a las ofertas para aumentar el espacio disponible, hacen que prácticamente no exista un usuario que no tenga cuenta en el servicio.

Dropbox, al igual que el resto de servicios, nos ofrece un almacén en la nube en el que podemos subir archivos y compartirlos con otros usuarios (enviándoles enlaces, invitándolos a compartir una carpeta, etc) ya sean del servicio o, incluso, de Facebook. Con un espacio de almacenamiento podemos hacer muchas cosas y, la verdad, es que podemos exprimir nuestro espacio en Dropbox con múltiples usos adicionales además de compartir archivos.

¿Y en qué podríamos aprovechar nuestra cuenta de Dropbox? El espectro de opciones es, prácticamente, ilimitado (sobre todo si le sumamos las aplicaciones que van surgiendo alrededor de Dropbox) pero, aún así, aquí van algunas ideas:

Copias de seguridad

Una de las máximas que se deben seguir a la hora de realizar copias de seguridad de un sistema es la de establecer una separación física entre el sistema a salvaguardar y sus copias, es decir, almacenar las copias de seguridad en un lugar distinto. Teniendo en cuenta que Dropbox es un sistema de almacenamiento en la nube, quizás éste pueda ser un buen destino para nuestras copias de seguridad, permitiendo que éstas estén disponibles en cualquier lugar y podamos restaurar gran parte de la información que perdamos si sufrimos una avería en nuestro disco duro o sufrimos algún tipo de ataque de malware en nuestro sistema.

¿Cómo usar Dropbox en este sentido? Podemos destinar una carpeta dentro de Dropbox como destino de nuestras copias de seguridad y, por ejemplo, establecer una rutina para hacer copias de seguridad automatizando el proceso con alguna herramienta (Cobian Backup podría ser una opción).

Si mantienes una página web en WordPress, podrás encontrar extensiones que realizan copias de seguridad de nuestra base de datos y las almacenan en la cuenta de Dropbox que le indiquemos (también las hay que permiten configurar cuentas de Google Drive).

Aplicaciones

Las carpetas de Dropbox pueden ser un buen repositorio de aplicaciones donde mantener aquellas utilidades que siempre queremos tener a mano para instalarlas, es decir, utilizar Dropbox como una especie de biblioteca de software; pero además, si utilizamos aplicaciones portables y en vez de almacenarlas en una memoria USB, las almacenamos en Dropbox.

De esa forma, además de tener las aplicaciones siempre disponibles compartiremos también los perfiles y configuraciones, por tanto, nos sentiremos siempre “como en casa”, independientemente de la ubicación.

Cola de impresión

En más de una ocasión estamos trabajando en casa, con nuestro equipo, y redactamos documentos o encontramos documentación que necesitamos imprimir en cuanto llegamos a la oficina. En estos casos, no es raro que terminemos enviándonos estos documentos a nuestra cuenta de correo electrónico con el típico asunto “Imprimir” y, al final, cuando llegamos al trabajo nos encontramos con una media de 4 o 5 mensajes en esta senda (o alguno más si tenemos limitaciones en el envío o recepción de mensajes).

Una forma mucho más limpia de hacer esto es crear una cola de impresión con Dropbox, es decir, almacenar estos documentos a imprimir en una carpeta concreta dentro de Dropbox y así evitar tener que enviar la documentación por correo. De hecho, aplicar esta práctica nos permitirá enviar documentos desde cualquier tipo de dispositivo que acceda a nuestro espacio personal y, si además, nuestra impresora soporta una cola de impresión (una carpeta de red), podríamos cerrar el círculo automatizando el proceso de impresión y encontrar todo impreso cuando entremos por la puerta de la oficina.

Espacio de intercambio entre varios equipos

Si tenemos varios equipos con los que trabajamos (el ordenador de nuestro trabajo y el de nuestra casa), en determinadas ocasiones nos habremos visto en la necesidad de compartir información entre éstos y habremos tenido que recurrir al correo electrónico o a alguna memoria USB. Si bien muchas empresas ofrecen a sus empleados sistemas de almacenamiento en red y acceso VPN a su infraestructura, usando Dropbox podremos crear un espacio de intercambio entre nuestros equipos y tener siempre disponible la información y actualizada.

¿Para qué necesitar un espacio compartido? Puede ser una forma de mantener sincronizados los correos electrónicos que almacenamos en local (el famoso local folders de Thunderbird o los archivos pst de Microsoft Outlook), tener accesibles documentos con los que estamos trabajando en la oficina y en casa e, incluso, también nos puede servir para trabajar en grupo porque podemos invitar a otros usuarios a dicha carpeta y mantenernos al día sin tener que cruzar múltiples correos con versiones de los documentos con los que estamos trabajando.

Repositorio para aplicaciones Android

Por norma general, la mayoría de usuarios de dispositivos Android descargan sus aplicaciones desde Google Play, sin embargo, si quieres probar alguna cosa nueva, por ejemplo, como ocurrió con la beta de Flipboard para Android, es necesario descargar el paquete apk de la aplicación e instalarlo en el terminal.

Hay veces que no tenemos un cable usb a mano para transferir el paquete nos hemos descargado o, simplemente, no sabemos cómo enviar un enlace desde nuestro equipo de escritorio a nuestro dispositivo Android (en Bitelia hemos visto algunas opciones); con la idea de hacer más cómodo el proceso podemos recurrir a Dropbox y, por ejemplo, almacenar los paquetes a instalar en el terminal en una carpeta de Dropbox y, usando el cliente para el dispositivo móvil, acceder a ésta y proceder a la instalación (autorizando previamente en el terminal la instalación de aplicaciones de “Origen desconocido”).

Fuente: 5 ideas para aprovechar mejor Dropbox