Freelance: la necesidad de entender a clientes y colegas

Dos de los principales problemas a los que se enfrentan los Freelances son relativos a la dinámica de trabajo colaborativo y las comunicaciones tanto con clientes como con colaboradores. Desde el punto de vista del cliente, la forma en que se percibe la capacidad de entender sus necesidades y de empatía con su proyecto u objetivo es clave para decidirse por contratar a una u otra persona. A ningún Freelance le es extraño que su cliente después de contarle su idea comente “tú me preparas algo y ya lo vemos, porque tengo otros tres o cuatro también preparando propuestas y ya veré por cuál me decido”. Aquí comienza esa extraña carrera por “entender mejor al cliente” y ser más rápido, creativo y “barato” que los demás, y todo ello, sin seguridad para la contratación y por supuesto, trabajando “gratis”.

¿Qué podemos hacer para mejorar la comunicación con los clientes?

Seguro que a la mayoría de los freelances les es familiar esta situación, de ahí la importancia de tratar de optimizar la comprensión, la comunicación y la colaboración al máximo con nuestro cliente potencial, porque lo que sí es cierto, es que una vez conseguimos un cliente, la tendencia habitual es a que los trabajos se repitan.

Como hemos dicho es esencial que entendamos bien al cliente, qué necesita, qué busca, y no siempre vamos a tener clientes que se expresen con claridad, y sobre todo, que sepan a ciencia cierta qué exactamente desean o cómo llevarlo a cabo. Nuestras preguntas y respuestas en este caso le servirán al cliente como indicadores de nuestra profesionalidad, de ahí la necesidad de seguir una serie de pautas o pasos a la hora de sentarnos a dialogar con él:

• Planificación: antes de comenzar la reunión, realiza una investigación sobre la actividad, producto, servicio, empresa, nicho de mercado, competencia, marca, imagen corporativa, etc, todo aquello en fin, que facilite el diálogo y la comprensión según una terminología y dinámica que ya relativamente conozcas. Documéntate cuanto puedas y lleva tus notas a la reunión.

• Preguntas: no dudes en preguntar pero no hagas preguntas obvias ni repetitivas. Los freelances venden no sólo su trabajo sino su propia entidad como profesionales, por ello debes cuidar mucho tu imagen profesional, y en cierto modo, la forma de comunicarte es un elemento decisivo para hacer ver al cliente potencial que saber de qué hablas, que sabes cómo hacer tu trabajo, y por ello, sabes bien qué preguntar. Es aconsejable que tengas lista una lista de posibles preguntas que necesitas hacer, tanto genéricas, válidas para casi todos los clientes, como específicas del producto, negocio, mercado, etc.

• Explica tu estrategia de trabajo colaborativo. Al cliente le gusta saber qué estás haciendo, qué has hecho y qué vas a hacer, por lo general, le gusta sentirse implicado en su justa medida, eso sí, no es nunca aceptable hacerle perder el tiempo con constantes comunicaciones, correos, etc. Lo ideal en estos casos es que tú mismo, si él no lo propone sugieras una forma de colaborar, una plataforma colaborativa, software o aplicación que os permita estar siempre comunicados e informados sin necesidad de estar constantemente interrumpiendo o invadiendo el espacio con emails y llamadas telefónicas. Si das la posibilidad a tu cliente de saber qué está pasando con su proyecto en cualquier momento sin necesidad de preguntar ni de recibir treinta archivos con diversas versiones y actualizaciones del proyecto, éste lo agradecerá y entenderá un trabajo bien hecho.

• Sé siempre directo y habla de una forma técnica pero fácilmente comprensible: al igual que es fundamental que entiendas a tu cliente potencial, sus necesidades, preguntas, dudas, etc, él también debe ser fácilmente de entender tu propuesta y forma de trabajar: algunos profesionales creen que por ensartar “jerga” técnica y “anglicismo” va a parecer más profesional, sin embargo la mayoría de los clientes agradecen la sencillez y la claridad en los proyectos y su puesta en común.

¿Cómo mejorar nuestras comunicaciones con colaboradores?

Uno de los errores más comunes que se dan entre Freelances es colaborar con la persona equivocada, no por su capacidad de trabajo o profesionalidad en muchos casos, sino por la simbiosis que pueda o no formarse entre ambos a la hora de coordinarse y colaborar. Así que la comunicación es también un factor muy a tener en cuenta a la hora de escoger a un partner colaborador, pensemos que el cliente verá nuestro trabajo terminado, como un total, y si nuestro socio o colaborador no cumple su parte o no encaja en lo que esperábamos, la relación con el cliente se verá afectada.

¿Cómo escoger un colaborador o partner?

 Debemos en primer lugar tener claro que vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer y con qué herramientas, es decir, planificar una estrategia en la que definamos qué necesitamos de “fuera”, para establecer un perfil profesional que necesitamos cubrir para completar la tarea o proyecto.

• Una vez sabemos qué exactamente vamos a hacer, cómo y qué necesitamos para llevarlo a cabo, buscaremos en primer lugar en nuestra lista de contactos, networking profesional y colegas más cercanos, algunos de los cuales posiblemente ya habrán colaborado anteriormente con nosotros. Si no podemos contar con alguien de nuestro “círculo” por así decirlo, buscaremos a una persona que no sólo sea profesional, sino que entienda nuestra dinámica de trabajo y esté en sintonía con la misma.

•  Explicar el proyecto a un colaborador nos pone a nosotros en el rol de “clientes”, lo cual a menudo ayuda a entender aún mejor la complejidad de esta tarea y del proyecto en sí. Por ello es aconsejable tener las ideas muy claras de qué queremos que haga la otra persona, dentro de un margen lógico de creatividad y estilo personal, pero siempre debe haber armonía y coherencia entre nuestra tarea y la del otro.

•  Escoger una plataforma o medio colaborativo: lo ideal obviamente es tener una plataforma o software colaborativo que nos conecte con clientes y colegas o partners, de modo que todo nuestro trabajo esté unificado en un lugar donde todos puedan trabajar y visualizar los cambios, mejorando así el rendimiento, la productividad y sobre todo, el tiempo, las comunicaciones y los resultados del proyecto.

•  Sabemos que corremos una serie de riesgos a la hora de trabajar con otros, por ello disponer de un espacio de trabajo colaborativo es esencial para garantizar la validez y profesionalidad del trabajo, ya que no queremos que colaboración con otros suponga demasiada pérdida de “control” de nuestras propias tareas y del proyecto en sí.

En resumen, debemos siempre ser capaces de empatizar con las necesidades del cliente, optimizar las comunicaciones y conocer bien su producto o servicio, y al mismo tiempo, de encajar perfectamente nuestro trabajo y tareas con las de los que colaboren con nosotros, a través de un espacio colaborativo común que potencie las comunicaciones y visualización de los avances en el proyecto.

Fuente: Freelance: la necesidad de entender a clientes y colegas