Cómo usar el Administrador de cuentas inactivas de Google

Administrar una cuenta inactiva es una forma muy técnica de decirte que mañana podrías no estar aquí, un eufemismo para un tema que es tabú: morir. Y es que, a veces, la gente desaparece o fallece. ¿Qué pasa, entonces, con todos los correos, fotos, artículos y enlaces compartidos por la persona que ya-no-es? Esos datos quedan atrapados para siempre.

A menos, claro está, que los sitios web accedan a pasar la datos de una cuenta a los allegados, un proceso costoso y que implica una cantidad notable de papeleo y a veces procedimientos judiciales. Por eso cada vez más aplicaciones web ofrecen formas de recuperar la información, de crear una suerte de testamento digital. Y Google es una de ellas.

Configurar el Administrador de cuentas inactivas de Google es un acto importante y que no puedes tomarte a la ligera. De su correcto funcionamiento depende el que el día de mañana alguien pueda recibir todo tu legado electrónico. En este tutorial te explico cómo configurar tu cuenta de Google para que, llegado el caso, tus datos lleguen en buenas manos.

¿Qué es el Administrador de cuentas inactivas?

Debes pensar en el Administrador de cuentas inactivas como una especie de notario digital al que confías tus últimas voluntades relativas a los datos que tienes en Google. Si tu cuenta permanece inactiva –no la usas- durante un tiempo, el Administrador se pone en marcha.

El Administrador de cuentas inactivas de Google puede: 

Enviarte una notificación a tu teléfono móvil sobre la inactividad de tu cuenta 

Dar acceso a todos o parte de tus datos personales a personas de confianza 

Eliminar la cuenta pasado un tiempo prudencial (opcional) 

La falta de actividad se detecta de muchas maneras: 

Tiempo desde el último inicio de sesión (poner tu contraseña y entrar) 

Acceso a tu correo desde aplicaciones externas como Outlook 

Registros de uso de tu teléfono Android, en caso de que tengas uno 

Eliminar una cuenta por este método es distinto a eliminarla por el método tradicional: cuando tu cuenta se borra por inactividad, nadie podrá volver a utilizar el mismo nombre del usuario. Esto evita robos que alguien pueda hacerse pasar por un usuario fallecido.

Es importante que lo sepas: añadir personas de confianza en el Administrador de cuentas inactivas no hará que estas personas reciban notificaciones. Es recomendable consultarlo con ellas previamente, pero es tu deber, no el de Google. En calidad de “notario”, Google simplemente enviará tus datos una vez se cumplan los criterios definidos de antemano.

¿Qué hace falta para usar el Administrador de cuentas inactivas?

Es un servicio totalmente gratuito. Ten a mano tu teléfono móvil y la agenda de contactos, te servirán para activar el servicio y elegir los contactos a notificar.

Cómo configurar el Administrador de cuentas inactivas de Google

Pasemos ahora a la configuración propiamente dicha. En total, no debería llevarte más de diez minutos. ¿Lo más difícil? Decidir a quién quieres dejar tus datos.

1. Abrir el Administrador de cuentas inactivas

El Administrador de cuentas inactivas está en la sección Cuentas de tu perfil Google, al cual puedes acceder haciendo clic en tu foto cuando estés identificado en Google.

Una vez dentro, ve hasta Administración de la cuenta y haz clic en "Revisar la configuración", debajo del epígrafe relativo al Administrador de cuentas inactivas. O haz clic aquí.

2. Configurar las alertas personales: “¿Sabes que cuenta está inactiva?”

Lo primero es definir el número de teléfono en el que deseas recibir una notificación por SMS, así como direcciones de correo personales en los que recibir el mismo aviso.

Haz clic en Añadir dirección de correo electrónico alternativa para añadir las direcciones, y clic en el icono del cubo de basura para eliminarlas. Para el teléfono móvil el procedimiento es idéntico. Recuerda que aquí debes poner tu número de teléfono personal, y que tu terminal debe ser capaz de recibir mensajes SMS.

3. Definir el tiempo de espera: “¿Cuándo empezar a preocuparse?”

Ahora empieza lo delicado: aquí tienes que elegir el periodo de tiempo pasado el cual Google puede considerar tu cuenta como inactiva. Pueden ser tres meses, seis, nueve o un año.

Cuando ese tiempo de inactividad se cumpla y tengas la posibilidad de arreglarlo, se te notificará para que las acciones que se definen más adelante no se lleven a cabo (a fin de cuentas, puede que te hayas tomado unas vacaciones muy, muy largas).

4. Decidir si ceder tus datos en herencia: “A ella dejo mi fotos, a él mis correos…”

Este es quizá el paso más delicado de todos. ¿A quién quieres dejar tus cosas? ¿Qué cosas quieres legar a los demás cuando tu cuenta se considere inactiva?

Cuando añadas un contacto de confianza, este recibirá una notificación al volverse tu cuenta inactiva. Pero además –y aquí radica la utilidad de esta función- podrá acceder a los datos Google que tú definas.

Si has marcado la casilla pertinente, el paso siguiente consiste en elegir qué quieres compartir de tu cuenta inactiva con la persona de confianza que estás añadiendo.

"Te dejo mis +1, mis círculos de Google+ y mis datos de Latitude. A ver si con eso puedes escribir mi biografía"

Puedes elegir datos de todos los productos de Google, como Google Plus, Picasa, Blogger, GMail, Drive, Voice, YouTube e, irónicamente, también Google Reader. Supongo que en el futuro se añadirán también nuevos servicios conforme se estrenen.

Lo siguiente es poner números de teléfono de tus contactos. Antes de poder bajar los datos, recibirán en su móvil el código de confirmación necesario.

Por último, puedes modificar el mensaje de aviso que recibirán tus contactos. Ten en cuenta que quien leerá este mensaje puede que no sepa lo que ha ocurrido. Procura que sea informativo (no como el del ejemplo).

5. Elegir si quieres eliminar tu cuenta inactiva o no (“¿Cremación o entierro?”)

Aquí puedes elegir si dejar que tus datos se queden flotando para siempre en el ciberespacio en una suerte de memorial… o bien optar por su destrucción completa e irreversible.

Borrar o no borrar, esa es la cuestión...

Es tan fácil como activar el interruptor. Recuerda que tus datos solo se borrarán una vez que se hayan llevado a cabo las acciones definidas previamente (notificaciones y descarga de datos), y que siempre estás a tiempo de cambiar de idea.

6. Activar el Administrador de cuentas inactivas: "Sí, adelante con ello"

¿Todo listo para firmar tu testamento Google? Ahora solo te queda activar el Administrador de cuentas inactivas. Haz clic en el botón y –voilá- ya tendrás el futuro de tus datos asegurado.

Un interruptor. ¿Por qué siempre tiene que ser un interruptor?

No te preocupes: el Administrador de cuentas inactivas se puede desactivar, activar y configurar todas las veces que quieras. No hay límite alguno, excepto el evidente (que tú no estés ya disponible para hacerlo).

De hecho, conviene que –como se hace con todo buen testamento- revises regularmente tu configuración para ver si todo está en orden. Más en concreto, recomiendo: 

Mantener números de teléfono y correos actualizados 

Añadir o quitar productos a compartir tras la inactivación 

Decidir si borrar la cuenta o no 

“¿Y si quiero una copia de mis datos AHORA?”

Es fácil. Tan solo ve Descargar tus datos, dentro del apartado Cuenta, y dale al botón azul.

Google Takeout permite crear un archivo comprimido con toda tu información. Ya hablamos de este magnífico servicio en este artículo.

¿Y tú? ¿Has configurado ya tu "testamento Google"?

Fuente: Cómo usar el Administrador de cuentas inactivas de Google