Cómo organizar nuestras tareas con GTD

Una de las líneas que solemos abordar en Bitelia es la productividad, puesto que optimizar el uso de nuestro tiempo, además de ayudarnos a desempeñar mejor nuestro trabajo, nos puede brindar la posibilidad de contar con más tiempo para disfrutar de nuestras aficiones o para salir con nuestros amigos (en vez de estar anclados a la mesa de nuestra oficina). A veces, cuando se habla de productividad, se tiende a hablar de herramientas pero, tal y como hemos comentado en más de una ocasión, las herramientas en sí mismas no nos hacen ser productivos puesto que, además, tenemos que poner de nuestra parte siguiendo algún esquema o metodología o algunas pautas que nos permitan organizar nuestras tareas y aprovechar las herramienta a nuestro favor para cumplir los objetivos que nos han encomendado en tiempo y forma.

Alrededor de la productividad, seguramente, nos suenen nombres como la técnica Pomodoro o el Getting Things Done (GTD) de David Allen, metodologías de gestión del tiempo que nos pueden servir de base para planificar nuestra jornada laboral y evitar que, cuando lleguemos a casa, tengamos la sensación de no haber hecho nada de lo que teníamos previsto y nos hayamos pasado el día de un lado a otro “apagando fuegos” como si fuésemos unos bomberos (trabajando por instinto y de manera reactiva a las distintas tareas que nos van llegando).

Cuando hablamos no hace mucho de la gestión del correo electrónico comentamos que nuestros mensajes debíamos transformarlos en “algo”, una tarea a acometer, un dato a recopilar, una tarea que tenemos que dejar a la espera de un tercero; una idea que se apoya precisamente en el Getting Things Done de David Allen, una técnica que tiene su aplicación tanto en el ámbito laboral como en el personal y que persigue transformar todas las cosas que requieren de nuestra actividad o nuestra atención en tareas que podamos planificar y a las que podamos realizar un seguimiento.

Personalmente, encuentro GTD muy interesante para poner cierto orden en el caos de nuestro día a día donde las distintas acciones o tareas que tenemos que llevar a cabo nos llegan por distintas vías y medios. El correo electrónico, una herramienta de gestión de tareas o proyectos que usemos internamente en nuestra empresa o nuestro departamento, el teléfono o una herramienta de helpdesk son algunas de las típicas bandejas de entrada de tareas que podemos encontrar en nuestro día a día y que requieren de un orden, una planificación y, en definitiva, de un proceso de gestión que permitan elaborar nuestro plan de trabajo diario.

En este sentido, GTD nos puede ayudar a organizar nuestro trabajo apoyándonos en cinco pilares básicos que, una vez los tengamos interiorizados, los podemos trasladar a las herramientas que consideremos oportunas:

1. Recopilar

Tal y como hemos comentado, existen múltiples inboxes por los que nos llegan las tareas, es decir, múltiples bandejas de entrada como nuestro correo electrónico, el teléfono o cualquier otra herramienta de trabajo que utilicemos. Para empezar, es importante tener identificadas las bandejas de entrada que tenemos y por la cuales nos llegan tareas, puesto que serán las puertas que vigilaremos y de las que iremos recopilando todo aquello que nos vaya llegando. Además, para que podamos trabajar de manera efectiva, el número de bandejas de entrada a manejar debe ser algo finito y abordable puesto que, en caso contrario, será imposible poder controlar que no se nos escapa nada.

Es importante que todas las tareas lleguen por “canales autorizados” y si no siempre es posible, entonces nosotros deberíamos canalizarla y “hacerla constar” para no confiar en exceso en nuestra memoria y se nos terminen quedando en el tintero tareas que abordar.

2. Procesar

Una vez tenemos identificados los buzones de entrada de tareas, lo lógico es que nos aproximemos a ellos para “recoger el correo”, es decir, los distintos elementos que nos han ido llegando. No todo lo que llega a nuestras bandejas de entrada tiene su traslación a una tarea y, por ejemplo, podemos recibir correos electrónicos que no aportan nada y van directos a la papelera y, otras veces, recibimos información que va directamente a un archivo o a una anotación en nuestro cuaderno.

En el caso que nos lleguen cosas que sí dependan de acciones nuestras podremos encontrarnos varias situaciones:

• Si es algo que podemos hacer en menos de dos minutos, no vale la pena posponerlo y calendarizarlo (perderíamos más tiempo) así que lo recomendable es ejecutarlo inmediatamente
• Si la acción no depende de nosotros, entonces tendremos que delegarla y tampoco vale la pena dejarla atascada en nuestra bandeja de entrada (aunque delegarla no significa desentenderse, tendremos que asumir un seguimiento)
• Si es algo que tenemos que hacer nosotros entonces pasa a ser un proyecto (si requiere de múltiples acciones concatenadas) o una actuación a planificar y a la que, por tanto, tendremos que asignar un plazo o una fecha y realizaremos un seguimiento de la misma

3. Organizar

Una vez identificamos los elementos que requieren nuestra atención, hemos visto que nos encontramos ante un pequeño árbol de decisión en el que tendremos que clasificar lo que nos llega dentro de nuestro sistema de acciones a acometer. GTD recomienda que, como mínimo, nos planteemos cuatro clasificaciones de los elementos:

• Proyectos: en este “cajón” iremos guardando elementos recopilados que se transforman en una serie de actuaciones concatenadas que, además, implican que tenemos un compromiso adquirido para su finalización. Podríamos considerar un proyecto impartir un curso puesto que tenemos que preparar el material de clase, enviarlo a los alumnos y asistir al aula para impartirlo.
• Calendario (o Planificadas): acciones que tienen una fecha concreta de finalización o realización, por ejemplo, realizar un informe que tenemos comprometido o pagar los impuestos antes de un día determinado.
• Próximas actuaciones: acciones que tenemos identificadas que debemos ejecutar pero no tienen una fecha concreta comprometida y, por tanto, conforme vayamos despejando los dos grupos anteriores iremos pasando a proyectos o a la planificación.
• Acciones en espera: acciones que no dependen de nosotros y, por tanto, hemos delegado y están a la espera de que se desbloqueen por parte de un tercero. Delegar no implica desentenderse sino que tendremos que revisar que las tareas se realizan y, en caso necesario, contactar con la persona en la que delegamos su realización.

Es importante adjuntar en nuestras tareas el contexto de éstas, es decir, si son tareas de nuestro trabajo, si son tareas personales, si requieren una compra o el uso de un recurso concreto, si hay que desempeñarlas en un lugar determinado, etc Toda esta información de contexto, además de la información que vayamos recopilando (correos o llamadas recibidas por ejemplo) nos ayudará a tomar decisiones a la hora de mover tareas entre un grupo u otro o, por ejemplo, a la hora de decidir qué cosas son más prioritarias o requieren menos esfuerzo (y pueden acoplarse mejor al slot de tiempo del que disponemos).

Con el tiempo podemos complicar algo más esta clasificación y añadir a la clasificación nuevas “cajas” o “archivadores” para las tareas personales, un listado de tareas para “hacer cuando tengamos tiempo”, etc.

4. Revisar

Cada día, por ejemplo, al empezar nuestra jornada laboral o al finalizarla (y dejarla preparada para el día siguiente), tendremos que dedicar unos minutos a revisar las tareas que tenemos en estos cuatro grupos e ir moviéndolas según sea necesario.

Si resulta que en el día anterior terminamos una tarea que teníamos comprometida, la tacharemos (marcándola como realizada) y revisaremos la planificación para ver si podemos adelantar algo urgente o, por ejemplo, podemos planificar tareas que tenemos en “proyectos” o en “próximas actuaciones”. Además, tendremos que realizar seguimiento de las tareas en curso (completando la información o anotando avances y/o conclusiones) además de interesarnos, con frecuencia, por las tareas delegadas.

Nuestro sistema de tareas debemos verlo como algo vivo, por tanto, somos nosotros los que debemos darle movimiento y ser metódicos en la revisión del mismo.

Además, será importante fijar “ventanas” en la jornada en la que revisaremos las bandejas de entrada de actuaciones (correo, helpdesk, etc) para ir alimentando el sistema.

5. Hacer

Una vez tengamos claro qué vamos hacer en la jornada o en la semana, el siguiente paso es ponernos manos a la obra valorando el tiempo del que disponemos o el esfuerzo necesario para completar dichas tareas. ¿Y cómo priorizar? La prioridad no es únicamente un indicador vinculado al negocio, también depende de nuestra propia energía, el tiempo que disponemos o los recursos necesarios; combinando ambas variables podremos planificar la jornada, la semana o el mes para llevar a cabo nuestros compromisos.

¿Y ahora qué?

Teniendo claro que GTD es una ayuda y, por tanto, debemos verlo útil para nuestro trabajo, solamente nos resta ponernos manos a la obra y organizar todos los inputs que nos van llegando conforme a esta metodología.

¿Y dónde anotamos las tareas? ¿Cómo implementamos el listado de acciones? ¿Y el archivo con la información? Si lo primero que nos viene a la cabeza son las herramientas que podemos utilizar, realmente, el universo es bastante amplio puesto que un clásico cuaderno de papel puede convertirse en un gestor GTD si, por ejemplo, vamos anotando ahí las planificaciones para cada día y tomamos notas de los avances o los recordatorios.

Evernote, Google Calendar, Trello o, incluso, Remember The Milk pueden ayudarnos también a trabajar con GTD y, precisamente, para profundizar más en el tema, continuaremos con GTD y algunas implementaciones prácticas usando algunas de estas aplicaciones en la nube.

Imágenes: Stock.XCHNG y AnaBubula

Fuente: Cómo organizar nuestras tareas con GTD: